LOS Daten Import

Sollte der Lieferant den Export von Daten einschränken oder ganz einstellen, dann funktioniert der Service auch bei manueller Pflege der entsprechenden Daten. 
Nachfolgend wird beschrieben, wie die Daten als Excel-Tabellen exportiert und importiert werden. Einmal richtig eingestellt, wird das schnell zur Gewohnheit. Der Assistent meldet zurück, wenn das Export-Format nicht stimmt.
Die exportierte Datei ist eine Excel-CSV Datei. Wenn Excel installiert ist und die Datei wird öffnet, dann wird sie verändert und eventuell nicht mehr importiert. Der Export muss dann wiederholt werden.

"Geschäftsgruppenübersicht" als Excel Tabelle exportieren


Mein Geschäft” und “Geschäftsgruppenübersicht”.


Es gibt mehrere Berichte, zwei liefern die Daten die gebraucht werden. Zuerst muss aber für jeden Bericht die Spalteneinstellungen einmalig angepasst werden. Welcher Bericht verwendet wird hängt davon ab, ob der Monat schon abgeschlossen ist oder noch nicht. 


Nur abgeschlossene Monate können auf einmal importiert werden. Aber verfügbar sind die Daten nur für ein Jahr. Beim ersten Mal also allen Monate die verfügbar sind exportieren. Das hat den Vorteil, dass die Entwicklung ausgewertet werden kann.


ZUERST die Spalten für die Berichte "Standardansicht Geschäftsgruppe" und "PW/GV Vormonate" einstellen, siehe (0) "Meine Spaltenansicht ändern". Für den Bericht "PW/GV Vormonate" muss zuvor ein Vormonat ausgewählt werden. Mit dem ältesten Monat beginnen, der exportiert werden kann. Dann den Dialog für die Auswahl des Monats schließen und die Spaltenansicht ändern.

Erst die Spaltenansicht einmal anpassen


  1. ENTEFRNEN der Einträge, die nicht gebraucht werden

  2. HINZUFÜGEN d.h.   in der Liste “Verfügbare Spalten” einzeln folgende Spalten auswählen und in die Liste “Angezeigte Spalten” übernehmen. ACHTUNG! Die Spalten haben in Deutschland (DE) andere Namen als in Österreich (AT).

    • DE : Antragsdatum                 AT : Eintrittsdatum
    • DE : Klasse                                    AT : Geschäftsstatus
    • DE : PW persönlich                 AT : Persönliche PW
    • DE : Typ                                           AT : Qual.-Status
    • DE : Verlängerungsdatum   AT : Geschäftspartner
                                                                       vertrag
       aufrecht bis

  3. SPEICHERN

  4. ABBRECHEN zum vorherigen Dialog zurück
Das wird einmal gemacht, dann kann man es immer wieder verwenden. 

Sobald die Spaltenansicht für beide Berichte geändert wurde, zur Sicherheit das Fenster schließen und nochmal Mein Geschäft” und “Geschäftsgruppenübersicht” kontrollieren, denn im Einzelfall wurden die Einstellungen nicht richtig übernommen.

Abgeschlossen(e) Monat(e) exportieren "PW/GV Vormonate"

Jetzt kann ein Monat nach dem anderen exportiert werden.

(1) PW/GV Vormonate (auswählen) und  Spalten einblenden 

(2) Abrechnungsmonat (auswählen) 

(3) AUSFÜHREN 

(4) Exportieren (Microsoft Excel) und Dateinamen ändern z.B. ProcessExcel2014_02.xls

Excel Tabelle exportieren


(1) Microsoft Excel

(2) EXPORTIEREN 

Als Dateiname wird das aktuelle Datum verwendet z.B. ProcessExcel2015_03_07.xls Wenn aber der Monat abgeschlossen ist, z.B. Februar 2014, dann den Name in ProcessExcel2014_02.xls ändern.

Die Dateien bitte gewissenhaft speichern und umbenennen, z.B. ProcessExcel2014_03.xls, ProcessExcel2014_04.xls, ProcessExcel2014_05.xls usw. 

Laufenden Monat exportieren "Standardansicht Geschäftsgruppe"

(1) Standardansicht Geschäftsgruppe (auswählen) und  Spalten einblenden 

(2) Linie (auswählen) 

(3) Exportieren und den Dateinamen lassen wie er ist, beim Import die Uhrzeit angeben.

Abgeschlossen(e) Monat(e) importieren

Die Daten für das Gruppenbild werden über Webseite des Lieferanten als XLS-Datei heruntergeladen und dann an eine E-Mail angehängt, also hochgeladen.

Import E-Mail plain.png

 

  1. Feld "An": Die eigene E-Mail-Adresse zB "de@iboapp.info" eintragen

  2. Feld "Betreff":  .6 entragen d.h. einen Punkt und eine Sechs  

  3. Auf die Büroklammer klicken um die Datei anzuhängen, das Datum steht im Dateinamen.

  4. Auf Senden klicken.
Nur abgeschlossene Monate dürfen auf einmal importiert werden.

Die Dateien werden automatisch in zeitlicher Reihenfolge importiert! 

Über erfolgreichen Import oder fehlende Angaben wird per E-Mail informiert. Die Antworten führen durch die Bedienung, u.a. mit Verweisen auf Ordner, Geschäftsbericht und Gruppenbild.


Tipp! Zuerst alle verfügbaren Monate importieren, dann können die Gruppenbilder der einzelnen Monate verglichen werden. Vorher Jahr und Monat im Dateinamen definieren, z.B. ProcessExcel2014_03.xlsProcessExcel2014_04.xlsProcessExcel2014_05.xls usw. und alle Dateien auf einmal an die E-Mail für den Import anhängen.

Rückmeldung auf den Import

Korrekte Daten führen zu folgender Antwort des Assistenten auf die E-Mail:

Starten Sie den nächsten Import, nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist. Bitte warten Sie bis zum Eingang der Benachrichtigung per E-Mail. Importieren Sie eine Reihe von Dateien? Achten Sie auf die letzte Datei, dh Datum und Zeit, denn Benachrichtigungen werden für jede Datei gesendet werden. Diese Datei wird nun bearbeitet: ProcessExcel2014_03.xls

Anzahl der Partner mit geänderten Werten: 123
Anzahl der Neuanmeldungen: 12
Anzahl der Partner, die noch nicht verlängert haben: 1

Laufenden Monat importieren

Erste Zeile: Die Uhrzeit eintragen, d.h. wann exportiert wurde z.B. 12:24 

Uhrzeit z.B. 0:30 in den Text der Mail schreiben - damit keine Daten überschrieben werden die neuer sind. Jeder im Team kann seine Daten jederzeit aktualisieren und in der LOS weitergeben.

Die Dateien werden in zeitlicher Reihenfolge importiert! Deshalb die Daten für März importieren bevor April importiert wird, sonst ist der Import für den Vormonat nicht mehr möglich

Drag & Drop

Es wird eine XLS-Datei gespeichert, die im Google Chrome Browser am unteren Bildschirmrand aufgelistet wird z.B. ProcessExcel26_03_2014.xls. Die Downloadleiste bleibt sichtbar wenn Google Mail in einem neuen Tab geöffnet wird um eine E-Mail zu schreiben

Die XLS-Datei mit der Maus anklicken, die Maustaste gedrückt halten, die Datei festhalten und gleich in eine neue E-Mail ziehen (Drag and Drop). 

Bedienungsfehler werden erklärt

Fehler in der Excel Tabelle führen zu einem Hinweis darauf, was bei der Einstellung der Export Parameter korrigiert werden sollte.  

Wenn es ein Mal richtig eingestellt ist, kann es immer wieder verwendet werden. Bei Fehlern schickt der Assistent als Antwort z.B.  

Import-Dateiformat ist falsch. Bitte überprüfen Sie das Exportformat und die Ergebnisse. Wiederholen Sie den Import für fehlende Datendateien.

ProcessExcel2015_09_12.xls

Die folgenden Spalten fehlen: Typ. Bitte befolgen Sie die Schritt für Schritt Anweisungen zum Herunterladen. 
 
oder  

Die folgenden Parameter fehlen:
    • Die Zeit des Downloads, für Zahlen vom aktuellen Monat. Die genaue Zeit ist von entscheidender Bedeutung, um das große Bild zu erstellen. Da alle Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten importieren, könnten die Summen falsch sein, wenn nicht die aktuellen Daten für die Berechnung verwendet werden.
wenn Uhrzeit oder Anhang fehlen.